Privacy notice — customers

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI — CLIENTI E POTENZIALI CLIENTI Resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) 1. CHI TRATTA I TUOI DATI Il titolare del trattamento è Archimedes Factory Inc S.p.A., con sede in 31 Continental Dr, Suite 305, Newark, County of New, US, partita IVA EIN301427561. Per qualsiasi questione relativa ai tuoi dati personali, e per esercitare i diritti descritti al punto 10, puoi scrivere a [email protected]. 2. A CHI SI RIVOLGE QUESTA INFORMATIVA Questa informativa riguarda i dati personali di: - chi acquista o riceve i nostri prodotti e servizi; - chi ci contatta per ricevere informazioni, un preventivo o una proposta, anche senza poi concludere nulla (potenziali clienti); - le persone fisiche che operano per conto di aziende, enti e professionisti con cui lavoriamo: referenti, responsabili degli acquisti, amministratori, personale tecnico. Se sei un nostro dipendente o collaboratore, o se stai semplicemente visitando il nostro sito, il trattamento dei tuoi dati è descritto in informative separate. 3. QUALI DATI TRATTIAMO - dati identificativi: nome, cognome, ragione sociale, ruolo aziendale; - dati di contatto: indirizzo, email, PEC, numero di telefono; - dati fiscali e amministrativi: codice fiscale, partita IVA, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica, coordinate bancarie; - dati relativi al rapporto con noi: richieste, preventivi, ordini, contratti, consegne, pagamenti, scadenze, contestazioni; - il contenuto delle comunicazioni intercorse con noi (email, messaggi, note di contatto) e le informazioni che ci fornisci spontaneamente in quelle comunicazioni. Non chiediamo né trattiamo dati appartenenti alle categorie particolari dell'articolo 9 del GDPR (fra gli altri: salute, convinzioni religiose, opinioni politiche), salvo dove questa informativa lo dica espressamente più avanti. 4. DA DOVE ARRIVANO I DATI Di regola i dati ci arrivano direttamente da te, quando ci contatti, acquisti o utilizzi i nostri servizi. In alcuni casi ci arrivano da altre fonti: - dall'azienda o dall'ente per cui lavori, quando ci indica te come referente; - da elenchi e registri pubblici consultabili da chiunque — in particolare il Registro delle imprese e la banca dati VIES — per verificare o completare i dati necessari alla fatturazione; - da chi ti ha presentato a noi, se hai acconsentito a questa presentazione. 5. PERCHÉ TRATTIAMO I TUOI DATI, SU QUALE BASE E PER QUANTO TEMPO a) Rispondere alle tue richieste di informazioni, preventivi e proposte. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR). Conservazione: 24 mesi dall'ultimo contatto utile, se al contatto non segue un rapporto contrattuale. b) Gestire il rapporto contrattuale: ordini, consegne, assistenza, pagamenti, comunicazioni di servizio. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). Conservazione: per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per 10 anni dalla sua conclusione, termine ordinario di prescrizione dei diritti nascenti dal contratto (art. 2946 c.c.). c) Adempiere agli obblighi di legge, in particolare fiscali e contabili: emissione e registrazione delle fatture, scritture contabili, conservazione dei documenti. Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR; art. 2220 c.c., DPR 633/1972). Conservazione: 10 anni dalla registrazione dell'operazione, o il maggior termine previsto in caso di accertamento in corso. d) Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale e stragiudiziale. Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla tutela dei propri diritti (art. 6.1.f GDPR). Conservazione: fino alla definizione della controversia e allo scadere dei termini di impugnazione. e) Garantire la sicurezza dei sistemi che usiamo per lavorare e prevenire abusi, accessi non autorizzati e frodi. Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza delle proprie infrastrutture (art. 6.1.f GDPR). Conservazione: per il tempo strettamente necessario e, per i registri di accesso ai sistemi, di norma non oltre 12 mesi. Trascorsi i termini indicati, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. Se un dato serve contemporaneamente a più finalità, resta conservato fino alla scadenza del termine più lungo fra quelli applicabili. 6. SE NON CI DAI I TUOI DATI I dati indicati come obbligatori nei nostri moduli e nei documenti contrattuali ci servono per darti quello che ci chiedi e per rispettare gli obblighi di legge: senza quei dati non possiamo dare seguito alla richiesta, concludere il contratto o emettere i documenti fiscali. Tutti gli altri dati sono facoltativi: puoi non fornirli, e l'unica conseguenza è che alcuni servizi o comunicazioni non potranno esserti offerti. 7. CHI PUÒ VENIRE A CONOSCENZA DEI TUOI DATI I tuoi dati sono trattati dalle persone che lavorano con noi, autorizzate al trattamento e istruite sui propri compiti. Possono inoltre essere comunicati a: - professionisti e consulenti che ci assistono in materia contabile, fiscale, legale e del lavoro; - banche, istituti di credito e prestatori di servizi di pagamento, per l'incasso; - fornitori di servizi informatici che gestiscono per nostro conto i sistemi su cui i dati sono conservati, fra cui il fornitore della piattaforma gestionale che utilizziamo, nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR; - autorità pubbliche e organi di vigilanza, quando la comunicazione è prevista dalla legge o richiesta da un provvedimento. I tuoi dati non vengono diffusi, né ceduti o comunicati a terzi perché li usino per finalità proprie. Puoi chiedere l'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento scrivendo a [email protected]. 8. TRASFERIMENTI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO I sistemi su cui i tuoi dati sono conservati si trovano nell'Unione europea. Alcuni fornitori di servizi di cui ci avvaliamo hanno sede o possono trattare dati in paesi terzi. In quel caso il trasferimento avviene soltanto se la Commissione europea ha riconosciuto che quel paese offre un livello di protezione adeguato, oppure sulla base delle Clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea (art. 46.2.c GDPR), accompagnate dalle misure supplementari necessarie. Puoi chiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a [email protected]. 9. DECISIONI AUTOMATIZZATE Non prendiamo decisioni che ti riguardano basate unicamente su un trattamento automatizzato e che producano effetti giuridici nei tuoi confronti o incidano in modo analogamente significativo sulla tua persona (art. 22 GDPR). 10. I TUOI DIRITTI In qualsiasi momento puoi chiederci: - di accedere ai tuoi dati e di riceverne copia (art. 15); - di correggerli o integrarli, se sono inesatti o incompleti (art. 16); - di cancellarli, nei casi previsti dalla legge (art. 17); - di limitarne il trattamento (art. 18); - di riceverli in un formato leggibile da computer, o di trasmetterli a un altro titolare, per i dati che ci hai fornito e che trattiamo sulla base del contratto o del tuo consenso (art. 20); - di opporti al trattamento fondato sul nostro legittimo interesse (art. 21). Se un trattamento si basa sul tuo consenso, puoi revocarlo quando vuoi, senza dover motivare e senza costi: la revoca non tocca la liceità di quanto è stato fatto prima. Per esercitare questi diritti scrivi a [email protected]. Ti rispondiamo entro un mese; se la richiesta è complessa il termine può essere prorogato di due mesi, e in questo caso te lo comunichiamo entro il primo mese (art. 12.3 GDPR). L'esercizio dei diritti è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive. Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) oppure ricorrere all'autorità giudiziaria. 11. AGGIORNAMENTI DI QUESTA INFORMATIVA Questa informativa può cambiare, per esempio se cambiano i servizi che offriamo o le norme applicabili. La versione in vigore e la sua data sono sempre indicate in testa a questo documento; le versioni precedenti restano consultabili. Se una modifica riguarda in modo sostanziale quello che ti è stato detto, te lo comunichiamo prima che diventi efficace. This document is generated by Archimedes from the information in your organisation profile. It is a starting point, not legal advice: you remain responsible for its accuracy and for having it reviewed by your own legal adviser.